Comment faire un planning d’un événement ?
Faire un planning d’une manifestation artistique, un meeting politique ou encore une conférence scientifique est une tâche qui peut être complexe et difficile à réaliser. Cependant, grâce aux outils que l’on retrouve sur le web, vous pouvez facilement organiser cet événement en quelques clics.
Il est important de commencer par la fin. Posez-vous les bonnes questions avant de commencer.
Avant de pouvoir commencer à planifier votre événement, vous devez déterminer ce que vous voulez accomplir. Vous devez savoir pourquoi vous organisez l’événement, qui va y assister et quel genre d’impact votre événement aura sur ces invités. Cela peut sembler évident, mais c’est important car cela vous aidera à prendre toutes vos autres décisions à l’avenir. Si l’objectif est simplement “de faire décoller un événement”, il y a de fortes chances qu’il y ait plus d’une personne impliquée dans la planification et l’exécution de celui—ci-et ils ne courront pas tous vers la même ligne d’arrivée. Assurez-vous que tout le monde sait pourquoi il fait ce qu’il fait afin que personne n’ait l’impression de ne pas s’intégrer dans la situation dans son ensemble ou de ne pas contribuer autant que quelqu’un d’autre (même si son rôle est plus ciblé).
Tenez compte des dates et heures d’accès aux différents lieux.
Le lieu et toutes ses installations doivent être à votre disposition, ainsi que votre équipement, votre personnel et toute nourriture et boisson. Puisque vous organisez un événement avec plusieurs intervenants, il est important de s’assurer que tout le monde a accès à la même information en même temps. Cela aidera à éviter toute confusion sur les dates ou les lieux des réunions ou des événements.
Travaillez sur des unités de temps réalistes et cohérentes.
La planification n’est pas une tâche ponctuelle, mais ce n’est pas non plus un processus sans fin. Votre planification évoluera et changera au fur et à mesure, alors assurez-vous de garder votre plan à jour au fur et à mesure que le projet progresse. Utilisez un calendrier pour suivre les différentes étapes de votre projet et le temps que chaque étape prendra (par exemple, “Recherche”). Le calendrier doit également inclure toutes les étapes ou échéances que vous devez respecter (par exemple, “Date d’échéance de la présentation”). Utilisez des listes de contrôle pour vous assurer que vous n’avez rien manqué d’important dans votre processus de planification!
Faites une liste des tâches, avec des consignes simples, claires et précises pour chaque intervenant.
Lorsqu’il s’agit de planifier votre événement, vous avez besoin d’une liste de tâches. Cela vous aidera à rester organisé et à vous assurer que tout le monde sait de quoi il est responsable. Assurez-vous que chaque tâche est claire, simple et précise afin que chacun puisse faire son travail sans aucune confusion.
Exemple:
– Installez les tables sur le côté gauche de la pièce avec des nappes et des fleurs comme indiqué dans [insérer l’image].
– Mettez de la glace dans des seaux à toutes les stations de bar et fontaines à soda (comme indiqué en rouge).
– Installez des chaises autour du périmètre de chaque étage pour les invités qui souhaitent se promener ou s’asseoir pendant les présentations (comme indiqué par les flèches bleues).
Priorisez vos tâches par ordre d’importance.
Il est important de prioriser vos tâches. Le succès de tout projet dépend de la façon dont vous l’organisez, et la planification est une partie importante de ce processus. La priorisation signifie décider quelles tâches sont les plus importantes et doivent être terminées en premier, deuxième, troisième et ainsi de suite. Il existe de nombreuses méthodes pour hiérarchiser votre travail:
Par importance: qu’est-ce qui est le plus vital ou le plus critique? Quelles activités doivent être faites en premier?
Par heure: combien de temps chaque tâche prendra-t-elle? Quand voulez-vous que tout soit terminé?
Par ressources: de quelles ressources avez-vous besoin pour terminer chaque travail? Combien coûteront-ils? Peuvent-ils être obtenus à temps pour la date limite?
Intégrez les jours fériés ou les événements auxquels vous ne souhaitez pas faire concurrence.
Incluez les jours fériés et autres événements avec lesquels vous ne voulez pas rivaliser.
Par exemple, si vous planifiez un événement en mars, vous voudrez peut-être éviter d’avoir votre événement le même jour que la Saint-Patrick ou le dimanche de Pâques.
Réalisez plusieurs plannings avec des contingences différentes.
Dans votre planification, il est important de vous assurer que vous avez un plan d’urgence pour toutes les éventualités. En faisant cela, vous serez préparé à toute éventualité et pourrez réagir en conséquence.
Des exemples de telles éventualités sont:
La météo n’est peut-être pas idéale, alors que se passe-t-il si nous devons annuler la partie extérieure de notre événement?
Nous avons invité quelqu’un de vraiment important (par exemple, un ambassadeur), mais il se peut qu’il ne puisse pas venir à la dernière minute en raison d’une maladie ou d’autre chose. Qu’est-ce qu’on fait alors?
Pour conclure, il est important de commencer par la fin. Posez-vous les bonnes questions avant de commencer. Tenez compte des dates et heures d’accès aux différents lieux. Travaillez sur unités de temps réalistes et cohérentes. Faites une liste des tâches, avec des consignes simples, claires et précises pour chaque intervenant. Priorisez vos tâches par ordre d’importance. Intégrez les jours fériés ou les événements auxquels vous ne souhaitez pas faire concurrence. Réalisez plusieurs plannings avec des contingences différentes!
La préparation d’un événement est un travail énorme et parfois difficile. Il faut se concentrer sur beaucoup de détails différents, comme définir le budget, choisir un lieu et imaginer la décoration. Comment faire pour ne pas perdre son temps ?
Définir l’événement :
Quel est l’objectif de votre événement ? (Exemple : « Faire connaître notre entreprise et ses produits », « Réunir les membres du club pour une soirée d’entraide », etc.)
Quelle date souhaitez-vous envisager pour cette manifestation ?
Où se déroulera la manifestation ? (« Salle des fêtes », « Restaurant »…)
Fixer le planning :
Qui seront les intervenants au cours de ce moment festif ? Les inviter à participer n’est pas toujours facile ; essayez de trouver un moyen d’attirer leur attention par exemple en envoyant un mail ou un SMS aux personnes qui figurent sur votre liste d’amis sur Facebook.
Choisir une date de l’événement :
Choisir une date qui n’est pas trop proche de l’évènement précédent. Par exemple, si vous organisez un événement en septembre, ne choisissez pas avril pour le suivant ;
Choisir une date qui n’est pas trop proche de l’évènement suivant. Par exemple, si vous organisez un évènement dans les mois d’août et septembre, ne choisissez pas juin et juillet pour le second.
Choisir un lieu :
Le choix du lieu est primordial. Il doit être adapté à l’événement, pas trop grand ou trop petit, pour ne pas dénaturer le contenu et la qualité de l’enseignement. Mais il doit aussi offrir une bonne acoustique et être accessible aux participants en termes de transport et d’hébergements. La présence de toilettes ainsi que des espaces de pause sont également essentielles, surtout si vous comptez avoir des niveaux différents (chambres/restaurants).
Définir le budget :
La première étape pour établir un calendrier consiste à déterminer votre budget. Le coût de votre événement dépend de son type et de sa portée, il est donc important de considérer ce que vous voulez avant de procéder au processus de planification. Par exemple, une fête d’anniversaire pour 50 personnes sera beaucoup moins chère qu’une fête de bureau pour 100 travailleurs, qui s’attendent à des offres de divertissement et de nourriture plus élaborées que les adolescents. Le lieu où vous organisez votre événement affectera également son prix final; la location d’un restaurant entier coûtera plus cher que d’accueillir tous les invités dans la cour à la maison. Enfin, considérez combien coûte chaque aspect de la célébration (par exemple, les décorations ou la restauration).
Trouver des sponsors pour un événement
Que vous soyez une marque, un festival ou une société privée, il est important de trouver des sponsors pour votre événement. En effet, les entreprises qui collaborent avec vous peuvent faire profiter leur image d’une notoriété grâce à laquelle elles pourront attirer plus facilement du monde vers leurs produits ou leurs services. Voici les étapes à suivre pour trouver des sponsors adaptés à votre événement :
Recherchez les entreprises et les marques qui ciblent le même public que vous.
Recherchez des entreprises et des marques ciblant le même public que vous. S’ils sont prêts à fournir des contributions financières, des biens ou des services, ils peuvent être une ressource inestimable pour votre événement. Trouvez des sponsors qui fourniront des biens ou des services, ou les deux. De nombreuses entreprises auront une préférence entre la fourniture de biens ou de services—si c’est le cas, assurez-vous de leur demander leurs préférences au début du processus afin que vous puissiez déterminer combien d’argent vous avez besoin de chaque type de sponsor.
Analysez l’offre de chaque entreprise afin de trouver celle qui correspond le mieux à votre événement.
Lorsque vous recevez des offres de différentes entreprises, il est important d’étudier leur proposition afin de choisir celle qui correspond le mieux à votre événement. En effet, la plupart des sociétés sont prêtes à sponsoriser un événement si celui-ci est bien organisé et attire l’attention. Pour ce faire, vous devrez prendre en compte plusieurs critères :
Le budget que vous pouvez accorder à la recherche de sponsors
L’identité de votre entreprise ou association : peut-il être complémentaire aux produits ou services déjà proposés par les sociétés ? La notoriété des marques avec lesquelles vous souhaitez travailler.
Pensez à faire des partenariats avec plusieurs entreprises, surtout si elles sont complémentaires.
Pour chaque entreprise que vous allez contacter, pensez à faire des partenariats avec plusieurs entreprises. Cela peut paraître risqué, mais c’est important si vous voulez gagner en visibilité et obtenir un maximum d’avantages pour votre événement.
Pourquoi ? Tout simplement car plusieurs sociétés complémentaires peuvent vous fournir toutes les services dont vous avez besoin pour organiser votre manifestation et donc vous ferez une publicité bien plus large qu’avec un seul sponsor. Par exemple, imaginez que le thème de votre événement soit la cuisine et les boissons : pourquoi ne pas associer une boisson à une baie ou à une liqueur aux saveurs particulières? Pourquoi ne pas inviter des chefs cuisiniers qui sont connus pour leurs recettes originales ? Voilà autant d’idées qui montrent l’exemple du partenariat !
Évaluez le budget que vous pouvez accorder à la recherche de sponsors.
Le budget est une limite, pas un objectif. Il ne s’agit pas de combien vous pouvez amasser, mais de combien il en coûtera pour organiser votre événement. Le budget vous aide à gérer les risques, à garder les choses simples et à éviter les dépenses excessives. Si votre événement coûte 100 000 € à planifier et à exécuter et que vous avez un budget de 25 000€, cela signifie que chaque commanditaire doit contribuer au moins 750€. C’est assez facile à comprendre pour la plupart des entreprises ou des particuliers—et s’ils sont prêts et capables de donner plus que ce montant (ce qu’ils sont probablement), alors c’est génial! Vous pourrez en tirer plus de valeur en tant que commanditaires, car ils auront investi plus de temps pour aider à promouvoir l’événement et participer à des activités connexes pendant la période précédant l’événement.
Développez un plan de communication efficace.
La communication est un élément essentiel pour le succès de votre événement. Vous devez développer un plan de communication efficace qui inclut les médias sociaux, les sites Web et plus encore.
Présentez un plan rentable aux sponsors potentiels.
Avant de pouvoir commencer à contacter les parrains, vous devez être en mesure de présenter un plan à la fois attrayant et financièrement réalisable pour eux. Assurez-vous que votre événement a un objectif et un but clairs. Comment va-t-il générer des revenus? Qui profitera de l’événement? Comment seront-ils reconnus? Fournir une ventilation financière du montant que chaque parrain paiera et de ce qu’il recevra en retour. Vous devez également inclure des chiffres sur les niveaux de fréquentation prévus et toute autre donnée pertinente sur le type d’impact que votre événement pourrait avoir sur les personnes qui y participent (par exemple, s’il y a des entreprises ou des organisations locales qui gagneraient à être vues à cet événement particulier).
Présentez aux sponsors le nombre de personnes que vous attendez. Calculer le nombre d’invités
Pour préparer la réunion avec votre équipe et décider du nombre de personnes que vous attendez, calculez le nombre d’invités. S’il s’agit d’une fête de famille ou d’un barbecue, cela va être facile à deviner. Si vous organisez une soirée dansante ou un festival musical, pensez aux tickets vendus sur place (si il y en avait), le nombre des billets achetés par les visiteurs et celui des participants au préalable (via Internet par exemple).
Calculer le nombre de sponsors
Le but est maintenant de prévoir quelles seront les sources de revenus pour couvrir les frais financiers liés à l’organisation de votre événement : pour chaque source, communiquez au sponsor ce qui sera attendu de lui. Par exemple, si vous proposez une restauration payante à votre événement sportif, indiquez combien il faudra d’assiettes et quels produits sont offerts (cuisine libanaise? cuisine mexicaine?…).
Contactez les sociétés pour obtenir des informations sur leur politique en matière d’aides financières.
Pour trouver des sponsors, contactez les entreprises. Contactez-les par téléphone et demandez des informations sur leurs politiques d’aide financière. Vous pouvez également leur demander s’ils ont une politique de parrainage. Cela vous aidera à savoir s’ils sont prêts à parrainer votre événement ou non.
Proposez plusieurs choix pour le logement des sponsors (panneau, banderole, brochure distribuée au début de la soirée, etc.). L’option panneau : le nom du sponsor est affiché sur un panneau à l’entrée de l’événement. Ce choix est très efficace pour les entreprises qui veulent se démarquer parmi les autres sponsors.
L’option bannière: le nom du sponsor est écrit en gros caractères sur une bannière qui sera placée dans un coin de la salle où se tiendra votre soirée (la salle doit être adaptée à cette présence). Cette option permet aux participants de vous voir plus facilement que si vous n’étiez qu’un simple nom sur un panneau.
L’option brochure distribuée au début de la soirée : afin que tout le monde puisse s’identifier dans une foule, vous pouvez offrir aux sponsors l’occasion d’être présents grâce à la distribution d’une petite brochure contenant des informations sur eux, ce que vous faites et pourquoi cela a du sens pour vous et votre communauté. Votre but est alors d’augmenter l’engagement des participants et de créer une relation durable entre eux et le sponsor en question.
Adressez-vous également aux plus petites entreprises locales, qui sont intéressées par ce type d’opérations.
Il est également important de noter que les petites entreprises sont plus susceptibles d’être intéressées à parrainer un événement, car elles n’ont peut-être pas le budget pour des événements de plus grande envergure et pourraient chercher des moyens d’accroître leur visibilité dans la communauté. Les entreprises locales sont également plus susceptibles de vouloir se promouvoir en soutenant quelque chose qui profite à la communauté locale—et cela vous donne l’occasion de les aider à se développer tout en créant l’audience de votre propre événement. Si vous envisagez d’approcher des entreprises locales, gardez ces éléments à l’esprit:
Nous espérons que ces conseils vous seront utiles dans la recherche de sponsors pour votre événement.
Imaginer la décoration de l’événement :
Choisir le thème de l’événement :
Imaginer la décoration de l’événement :
choisir les couleurs et le style de décoration qui correspondra à votre thème,
choisissez les animations musicales, jeux et autres animations que vous souhaitez proposer à vos invités.
Définir le lieu et la date du mariage: décider du lieu du mariage, prendre les devis pour tous les prestataires que vous souhaitez engager (mairie, traiteur, fleuriste…). Choisissez la date de votre événement.
Ecrire le script de l’événement :
Le script est l’épine dorsale de votre événement. C’est ce qui permet à tout de se dérouler sans heurts, et il sera constamment référencé tout au long du processus de planification. Votre script doit être clair, concis et facile à lire. Si ce n’est pas le cas, vous perdrez du temps à essayer de comprendre ce que chaque étape signifie et comment elle s’intègre dans l’image plus large—cela va à l’encontre de l’objectif d’avoir un plan en place! Vous voulez également vous assurer que votre script est écrit de manière à permettre l’improvisation si nécessaire. Par exemple :” Nous commençons par une introduction d’un membre de notre groupe.”Cette ligne devrait être suffisante pour les participants qui n’y sont jamais allés auparavant; si quelqu’un a besoin de plus de conseils ou de précisions sur l’endroit où il est censé aller lorsqu’il entre (par exemple, quelqu’un qui n’y est jamais allé auparavant), cela peut facilement être fourni lors des présentations sur place.
Inviter les participants à l’évènement :
Communiquer avec les participants :
À propos de l’événement, pour leur faire savoir à quoi s’attendre.
Juste avant l’événement, pour leur rappeler et les remercier de leur présence.
Communiquer avec les commanditaires et les partenaires :
Pour les remercier de leur soutien et leur demander comment ils peuvent vous aider à atteindre vos objectifs. Nous espérons que vous êtes rassuré et que vous savez maintenant comment établir un calendrier d’événements.
